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秘书智能素质的表现与培养

来源:商务秘书考试网  发布时间: 2012-12-4

 所谓智能是指集知识与能力于一体的综合体,它可分为科学智能素质和社会智能素质。从根本上说,秘书智能素质是其内才外才的凝聚,它体现出秘书人员知识构成及办事能力。

       一、科学智能素质的表现与培养

       (一)科学智能素质的表现形式

       科学智能素质包括两方面的素质,即专业智能素质和非专业智能素质。其中专业智能素质是运用性、务实性等操作方面的能力,它是秘书取得成效的基础和保证;而非专业智能素质是智力、创造力等具有开创性方面的能力,它在变幻多样的秘书工作中起承上启下的支配地位。

       1、专业智能素质方面。专业智能素质包括非机械性操作和机械性操作两方面。非机械性操作是学习理论的过程,简言之即掌握知识,它是从事秘书工作的前提和基础。秘书知识结构除应有本专业紧密结合的基础知识、专业知识外,还应在边缘学科上加以完善,只有涉及了科技、地理、法律、艺术、文学和各地风俗礼仪等方面,个体结构才有自成体系的可能,为成为一个“通才”打下基础,提高非机械性操作能力,多方位地为领导服务。而这方面正是秘书从业人员忽略的一个问题。机械性操作是指运用理论知识操作行动的活动,即应用知识。它与非机械性操作不同在于一个是学习知识,一个是应用知识。可以说,机械性操作是非机械性操作的深化,例如利用所掌握的科技知识进行多媒体操作等等。

       2、非专业智能素质方面。非专业智能素质是观察力、注意力、思维力、想象力等智力和创造力方面的能力。它夹于专业智能和社会智能素质之间,是专业智能素质,特别是机械性操作能力在理性思维指导下的上升,它注重于实践但又未运用于实践,即未达到社会智能素质要求的能力。结合秘书工作的特点,秘书要保持高度的观察力、注意力,并对事物进行分析判断,捕捉到与工作相关的信息,领会领导意图;保持敏捷的思维力和丰富的想象力,对所得结果进行研究,注重其实效。

       由此可见,非专业智能素质不等同于机械性操作,它不仅强调“操作”,更重要的是它在单纯“操作”的同时具备了更高层次的主动性,即思维力、想象力等智力方面的指导,把总结出的经验为社会智能素质服务。这一素质有利于树立秘书自身成熟、稳重、精干的形象。

       (二)科学智能素质的培养

       其一,通过正规教育和自学方式实现。《素质的透视和测评》一书中指出:“科学智能素质来源于人与自然的交往的直接经验和通过书本学习的间接经验得来的。”正规教育或自学是秘书获得基础知识、专业知识的第一步,在这种培养方式下应体现其宽广性、层次性、动态性、中心性的特点。宽广性是指所学的知识面要广,门类多样,以便查询、记忆;层次性指对知识要有归纳,分门别类;动态性是所学知识要跟上时代步伐,对旧的知识要分析地吸收;中心性是指在众多的知识中不能笼统地不分主次地吸收,必须结合秘书工作的特点重点掌握专业知识辅以基础知识及边缘学科知识。

       其二,通过模拟实验、单位挂牌实习等形式实现。模拟实验、挂牌实习是秘书专业人员了解秘书工作程序,熟悉秘书工作运转的起点。它有利于秘书在知识指导下模拟工作,从而提高机械性操作。但是,由于设备及其它条件的限制,这一点正是不少秘书人员的弱点,甚至理论知识与操作能力相背离,理论丰富,操作力贫乏。

       其三,通过非正规教育方式实现。非正规教育在这里主要指正式群众性教育、非正式群众性教育,它在激发秘书的智力和创造力方面起重大影响。正式群众性教育指在固定的环境中进行的固定活动,如上下级关系,同事关系等;非正式群众性教育指没有固定的交往环境,这种情形下,智能和创造灵感更能被遇到的新鲜事物激发。与正规教育不同点在于非正规教育更关切让秘书人员接触陌生环境,以更为现实手段丰富秘书的社会经验和为人处世之道,形成自己的理论。

       二、社会智能素质的表现与培养

       (一)社会智能素质的表现形式

       从本质上讲,社会智能素质是智力和创造力等科学智能素质在理性及社会经验总结作用下于交际交往活动中的灵活运用,是智能素质的最高形式,主要表现为语言表达、应变指挥、公关活动、调查研究和组织协调等能力。

       语言表达能力。语言是人类传递信息最为直接和主要的工具,语言表达的好坏都将影响到事情的成败。例如在辩论、演讲、谈判中,一句恰到好处的话语能打破严肃紧张的气氛,取得对方的认可,接近双方的情感,从而取得意想不到的效果,达到自己的目的。当然,在使用语言时必须因人而异,因时而异,切勿不顾场合,胡说乱扯。
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