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商务秘书应具备的能力

来源:正保职业培训教育网  发布时间: 2017-6-21
  能力,是人们从事一定活动的技能和本领。不同的职业对人们能力的要求是不同的。商务秘书是在市场经济条件下兴起的一种社会职业,以投资经营者和商务管理者为服务对象,主要从事行政办公事务性工作和决策辅助性工作。要求具备以下及几种能力。

  一、表达能力

  表达能力有两种:一是文字表达能力,二是口头表达能力。

  文字表达能力即运用文字书面形式反映客观情况、传递信息、表达思想的能力。商务秘书常常需要根据企业发展现状制定措施、编制计划,撰写各种报告,供企业决策时参考,因此书面表达能力是商务秘书必备条件和基本功。商务秘书要有深厚的文字修养,因为他的工作不仅对材料要进行综合分析,更主要的是对领导者的工作思路要进行演绎或归纳,将领导确定的原则具体化,将零散的思维条理化,将未成型的意图清晰化。所有这些都要靠规范、准确、精练的文字予以表达。

  口头表达能力,就是运用口头语言交流思想、传达信息的能力。它较书面表达使用频率更高,使用范围更广。秘书的口才,直接影响着他参谋和助手效能的发挥。“说”的过程,一方面是表达自己的理解和见解,另一方面也能跟领导、群众沟通。能说会道的商务秘书总是受人欢迎的,说实在的,能说不只是一种修养,也是一种才能的显露。

  二、学习阅读能力

  学习阅读能力,就是指感知书面信息知识的能力。社会的发展进入了信息时代,今天的领导和管理者比任何时候都需要迅速地获得有用的信息,以应付日益复杂和多变的环境。阅读文件,翻阅资料及业务书刊,是商务秘书收集信息的主要手段。对于商务秘书来说,阅读要求迅速、准确,准确地领会文章的中心意思及准确地判断信息是否有用,日本经营学专家,日本系统研究中心总经理片方善治说:“在跨人信息革命的今天,能否及早获得较多的信息,已成为事业成败的关键。而利用信息的关键不在于收集,而在于选择。”这就对商务秘书的阅读能力提出了更高的要求。

  三、社交能力

  主要指与社会正常交往的能力。美国实业家,石油大王D·洛克菲勒“会付更多的薪水给擅长待人,而非擅长处理事务的人。”因为他与曾经的美国总统西奥多·罗斯福的观点不谋而合:“成功的第一要素是懂得如何搞好人际关系。”商务秘书应具备一定的社交能力,懂得多种场合的礼仪、程序,善于待人接物,善于运用交际手段和艺术,妥善处理交际中的矛盾和冲突。商务秘书具有广泛的社交能力,以优秀的品质影响他人,做到既轻松愉快地完成工作,又能与外界保持良好的关系,是获得事业成功的重要条件。美国麦凯信封公司董事长麦凯告诉我们:“走出办公室,广结善缘,尽量推销自己,做一个消息灵通人士……都是建立人际关系的好方法。在工作世界里,人际关系经常是决定成败的关键。”

  四、判断能力

  皮贝克(美国人才代征聘专家)说:“最重要的才能莫过于能作出正确的判断,而这种特殊才能将是电脑永远无法取代的。”为了实现领导的指示,商务秘书必须正确领会领导意图。不论是日常的还是突然而来的工作,商务秘书必须从各个角度对问题进行思考和分析,尽快地作出判断,准确无误地应付,或者当机立断地去做,不致出现失误或漏洞。艾科卡 (美国企业界的传奇人物,美国克莱斯勒汽车公司总裁)说过:“如果你已经有了95%的资料,但想再取得其余的5%,却还得花费六个月。到了那时,市场行情已经变了,你的资料也过时了。生活的全部要点就是:选择时机。”可见在如今的“商战”中,商务秘书成熟敏捷的判断力更为重要。

  五、掌握外语的能力

  随着市场国际化的发展和企业规模的扩大,越来越多的管理者要到国外进行投资、经济管理或进行国际贸易交际、商务谈判,签订合同等,这就要求商务秘书具备一定的外语能力。现在即使是没有涉外经济业务的企业,也要求商务秘书人员掌握1一2门外语,能够利用外语阅读或查阅资料,并熟练掌握外语会话、写作的能力。

  六、计算机操作能力

  美国在线公司总裁史蒂夫,凯斯说:“当多数人上网时,这会以前所未有的方式让人掌握主动权。他们随时都能获得有关他们关心问题的信息,这会在一个比较完善的市场为他们提供比较完善的信息。”商务秘书需要阅读、收集大量信息,或进行日常事务处理,或进行复杂的计算,都离不开计算机。利用网络可以实现资源共享,快捷地了解世界经济发展的现状,节约人力和时间。随着电子商务的兴起和发展,不断提高计算机操作能力对商务秘书而言是大势所趋。

  七、创新能力

  创新能力也是21世纪检验各类人才素质高低的一个重要尺度。商务秘书的创新能力,是指创造性地贯彻领导意图,为领导工作提供最佳服务的能力。商务秘书参谋作用发挥如何,在很大程度上取决于其创新能力的强弱。美国学者、管理专家加里·哈梅尔曾说:“崭新的思想是为公司也为自己创造财富的唯一途径。”没有创新的意识,没有创新的思维,没有创新的胆略,是不可能为领导决策提供有价值的参谋建议的。

  八、运用WTO规则的能力

  WTO的核心是一整套进行国际经济贸易往来的游戏规则体系,是一种崇尚公平、开放、规范竞争的规则网络。中国加入WTO后,如何适应新的游戏规则下的竞争,并运用这些规则参与竞争,是必须首先解决的关键问题。中国企业在这一方面的能力还很薄弱,龙永图曾对此感慨地说:“入世后我们最大的风险不是开放,而是不熟悉规则”。作为商务秘书,应清晰地了解加入WTO对本企业到底面临哪些机遇和挑战,甚至游刃有余地运用规则。在尽可能短的时间内提高自身熟悉规则、运用规则的能力是使自己在竞争中获胜的法宝之一。
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